【2024年版】安否確認サービスについて徹底解説！メリットや事例も！

公開日：2023年2月7日
最終更新日：2024年3月28日
従業員の安否確認のために安否確認サービスを導入する企業が増えています。

メール・電話・災害用伝言ダイヤルなどの従来から使用されている安否確認の手段ではなく、安否確認サービスを導入するとどのような効果があるのでしょうか？

本記事では、安否確認サービスの基本的な機能や概要をご紹介した上で、適切に使用するためのポイントを解説します。
特に災害時の対策について不安がある企業・店舗の方は参考にしていただけたら幸いです。

目次

1. 安否確認方法についてご紹介

災害やトラブルなどの緊急事態に備え、企業が従業員やその家族に対して利用できる安否確認の方法にはどのようなものがあるのでしょうか。

今回は、電話やメール・SNS・チャット・災害ダイヤルや伝言板・安否確認サービスといった安否確認に利用できるツールについて、メリットやデメリットも含めて種類ごとに詳しくご紹介します。
1-1. 安否確認方法①電話
まず、携帯電話や固定電話などを使って安否の状態を確認する方法があります。

会社のリストに基づいて従業員に電話をかけ、つながれば直接話ができるので確実に安否を確認できます。

また、どのような状況なのかを事細かく話せるので、情報を共有しやすいこともメリットです。

ただし、災害発生時は回線が混雑して電話がつながりにくくなる点がリスクになります。
1-2. 安否確認方法②メール
従業員数が多い企業だと電話での安否確認は時間がかかって難しいので、メールを利用しているケースも少なくありません。

多くの社員に対して一斉に送信できるメールなら、情報の共有や確認がしやすいでしょう。

ただし、災害の規模や内容によってはサーバーにアクセスが集中してメールの送受信ができなかったり、遅れが生じたりすることもあります。
さらに、メールの着信に気づかない状況であることも考えられるので、確実性が低い点が問題点です。
1-3. 安否確認方法③SNS
安否確認にTwitterやLINEなどのSNSを活用している企業もあります。

例えば、LINEなら既読表示機能があるので、相手からメッセージが返ってこなくても安否が確認できて便利でしょう。
全従業員でグループを組んでおけば、いざというときにまとめて安否を確認できます。

しかし、SNSを利用していない、アカウントを共有したくない従業員もいるので、全員の連絡先を把握するのは難しい可能性が高いでしょう。
1-4. 安否確認方法④チャット
普段から日常業務のなかで社内チャットを利用している企業では、安否確認に活用するケースも少なくありません。
もともと登録やグループ作成が済んでいるので、手間の軽減にもつながります。

複数の従業員とのやり取りが簡単にできることや、リアルタイムの状況が把握しやすいことなどがメリットです。
SNSに近い使用感なので、抵抗を感じにくいでしょう。

ただし、ネット回線が混雑するとつながりにくくなることもあるので注意が必要です。
1-5. 安否確認方法⑤災害ダイヤル・伝言板
「171」に電話をかけると安否確認の音声情報を登録・再生できる災害ダイヤルや、Web上で一斉に安否確認ができる非常用の伝言板を利用することも可能です。

これらのシステムは一般の回線とは別になっており、安定した通信の状況下で利用できます。

ただし、1つの電話番号で利用できる回数が限られているので、状況を事前に確認して、誰がどのように安否確認を取るのかを決めておかなければなりません。
1-6. 安否確認方法⑥安否確認サービス
安否確認サービスとは、災害などの発生時に、従業員やその家族の安否を確認し、現在の状況を把握するためのシステムのことです。

東京商工会議所がリサーチした結果を見ると、全体の26.9％の企業が災害時に従業員の安否を確認する手段として「独自に整備した安否確認システム」を準備していることがわかります。

なかでも、従業員数が300名以上の大手企業の場合だと68.4％もの企業が安否確認サービスを導入しており、電話やメール・SNSなどに比べて利用率が高くなっているのです。

緊急・災害時の情報伝達をサポートするサービスとして、東京ガスでは(株)パスカルと提携して安否確認サービス「オクレンジャー」を紹介しています。
東京ガス指定ページからの新規お申し込みで、初期設定費用（13,200円（税込）～）が無料に!
さらに、東京ガスのガスもしくは電気をご契約の方は、契約期間中の年間料金が毎年20％割引のうれしい特典つきです。
サービス詳細については後ほどご説明します。

2. 安否確認サービスを利用する3つのメリット

これまで様々な安否確認の手段を紹介しましたが、それぞれメリット・デメリットや注意点があるので、どれがよいのか迷ってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

特に企業で使用率が高い安否確認サービスについて、詳しくご説明します。
2-1. 正確・迅速に安否確認を行える
いかに正確かつ迅速に従業員やその家族の安否確認を行うことができるかは、重要なポイントです。

災害時には多くの人たちが家族や友人と連絡を取ろうとするので、電話やインターネットの回線が混雑することが予想されます。

そのような状況下でも通信が安定していて、なおかつ必要最小限のやりとりで情報共有ができるように設計されている安否確認サービスは、メリットが大きいといえるでしょう。
2-2. 担当者の負担を軽減できる
非常事態時に企業がやらなければならないことは、安否確認のほかにもたくさんあります。

社内のシステムやサービスに問題が発生していないかを確認し、必要であれば復旧作業もしなければなりません。

安否確認サービスなら一斉送信や自動再送信など、相手方のリアクションがないときのための機能を搭載しているものもあるので、担当者の負担を大幅に軽減できるメリットがあります。
2-3. BCP対策として活用できる
BCP対策とは、災害やトラブルの発生時に企業が被る被害を最小限に抑え、事業を継続できるようにするためのものです。
今や企業にとって、地震や台風などの自然災害やテロなどへの備えとしてBCP対策を策定するのは不可欠です。

従業員の安否確認はBCP対策の基礎となる重要なものであり、サービスの導入は企業の確実な支えとなるはずです。
2-4. 集計が簡単に行える
安否確認を行う方法としてご提案した①～⑤の方法は、いずれも各々の回答を集計する手間が発生します。
しかし「安否確認サービス」なら、受け取った回答を自動で集計して表示またはグラフ化するなど、回答結果を可視化できる機能がついています。

そのため、緊急時において全従業員や対象者の安否を確認しなければならないときなどに迅速に対応できます。

3. 安否確認サービス「オクレンジャー」の強みとは？

全国で豊富な採用実績を持つ安否確認サービス「オクレンジャー」について、どのような強みを持つサービスなのかを詳しくご紹介しましょう。

災害時だけでなく日常の連絡手段としても活用できるので、チェックしておくとよいでしょう。
3-1. 災害時に強い
安否確認サービス「オクレンジャー」の強みは、災害に強いことです。

海外2か所、国内1か所のデータセンターにサーバーを設置しているので、災害の規模が大きくても安定したサービスを提供できます。

また、緊急時にも利用できるアプリを搭載しており、大規模災害時に発生しがちなメール遅延障害の影響を受けずに済むのも特徴のひとつです。

アプリ利用時には通常とは異なる緊急用の着信音を鳴らせるので、メッセージを受信したことに気づきやすいでしょう。

【引用】東京ガス株式会社「災害時安否確認サービス『オクレンジャー』」

3-2. セキュリティが優れている
安否確認サービス「オクレンジャー」のアプリは開発者が国際基準である「情報セキュリティISO27001」を承認取得しており、万全のセキュリティ対策を施してアプリを運営しています。

外部への委託をおこなわずにアプリを運営・管理しているので、顧客情報が社外に漏れるリスクを軽減できます。

また、アプリやメールアドレスの登録は従業員本人が行い、管理者がその内容を閲覧することはできません。
そのため、個人情報が流出するようなトラブルが起こる心配はなく、安心してサービスを利用できます。
3-3. 使いやすさが徹底されている
安否確認サービスを利用するにあたって、使いこなせる自信がない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

安否確認サービス「オクレンジャー」が多くの方に選ばれている理由のひとつが、使いやすさです。
管理者画面も利用者画面もわかりやすさを追求して作られており、パソコン操作が苦手な社員でもスムーズに操作できるようになっています。

どんなに優れたサービスでも、誰にでも使いこなせるものでなければ意味はありません。

従業員一人の漏れもなく安否確認をするためには、使いやすさが重要なポイントになります。
3-4. 多彩な機能が設けられている
安否確認サービス「オクレンジャー」には、手動配信と自動配信の使い分けができ、メッセージの未読者を抽出して再度メッセージを送信できる機能が設けられています。

そのほか、社員が自由に投稿して情報を共有できる掲示板や、さまざまな形式のファイルを添付できる機能・回答人数や回答別人数を自動集計できる機能なども搭載されているので、大変便利です。

また、気象庁から発表される地震情報を取得し、従業員に自動で安否確認メッセージを配信する「自動配信機能」もついています。
従業員が届いたメッセージに回答すれば、管理者は自動集計機能により回答状況をすぐに確認することが可能です。
自動配信機能はほかの安否確認サービスにはついていないことが多いので、おすすめのポイントです。
3-5. 必要に応じてオプションを搭載できる
安否確認サービス「オクレンジャー」には必要に応じて搭載できるオプションも用意されているので、より便利に利用したい方は確認しておきましょう。

例えば、気象庁から発表される注意報や警報・特別警報と連携して従業員に自動的に安否確認のメッセージを送信する気象自動配信や、従業員が所有する携帯端末のGPSと連携して現在の位置情報を取得できる機能などがあります。

また、従業員の家族に対しても安否確認メッセージを配信する機能も搭載できます。

4. 安否確認サービスを安全に利用するための注意点

安否確認サービスをより安全に利用するためには、注意点が3つあります。

企業への導入を検討されている管理者の方は、事前にチェックしておきましょう。
4-1. 社内の個人情報管理を徹底する
安否確認サービスの利用にあたって、個人情報を登録することに抵抗を感じる従業員もいる可能性があります。

すべての従業員から理解を得ると同時に、十分なセキュリティレベルを持つサービスを利用することが重要です。

また、個人情報をどのように管理するかを慎重に考えるのはもちろんのこと、管理が必要な情報を最小限に抑えられるよう努めましょう。
4-2. 研修・テスト利用を実施する
安否確認サービスは、いざ必要になったときにスムーズに利用できるようにしておかなければなりません。

緊急事態が発生した際、冷静さを保つのは難しいはずです。
そんなときでも問題なく使えるように平常時から社内研修やテストを実施しておきましょう。

管理者だけでなく、従業員にも安否確認メッセージに対する回答の仕方を覚えてもらっておくことが大切です。

5. 自動配信機能が付いた安否確認サービスを活用して正確かつ迅速に配信しましょう！

災害発生時、従業員の安否確認を素早く行うのは大変重要なことです。

安否確認のためにはメールやSNS・災害ダイヤルなどのツールが利用できますが、その中でも安否確認サービスは正確かつ迅速でさまざまなメリットがあります。

本記事でご紹介した安否確認サービス「オクレンジャー」の特徴や強みを参考に、導入を検討してはいかがでしょうか。

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■記事の監修
東京ガス株式会社 企画部

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