企業必見！安否確認システムの選び方から導入のコツまで全解説

公開日：2024年3月28日
近年、自然災害や緊急事態が頻発する中で、企業や組織における安否確認の重要性が高まっています。そこで注目されているのが、効率的かつ迅速に安否確認を行う「安否確認システム」です。安否確認システムを活用することで、緊急時における従業員や関係者の安全を確認し、必要な支援や情報共有を行うことができます。一方で、多種多様な安否確認システムが存在するため、自組織に合うシステムを見極める必要があります。

本記事では、安否確認システムが提供する基本機能の概要、導入がもたらすメリット、そして目的に応じた選択方法について包括的にご紹介します。緊急時における迅速な対応は、従業員やその家族の安全を守る上で極めて重要となります。この記事が安否確認システム選定の一助となれば幸いです。

目次

1. 安否確認システムとは？

安否確認システムとは、災害や緊急事態が発生した際に、個人や団体の安全を確認し、情報を共有するための仕組みを指します。これには、企業や組織が従業員の安全を確認するための内部の取り決めや、公共の安否確認手段などが含まれます。メール、SNS、伝言サービス、独自システムなどの方法を用いて、個人は自身の安全状況を報告し、管理者は迅速に状況を把握できることが特徴になります。
1-1. 安否確認システム導入の背景とその重要性
安否確認システムの普及背景には、日本が直面する多様な自然災害の頻発と、それに伴う国内のリスク管理意識の高まりがあります。地震、津波、台風（風水害）、火事といった大規模災害は、組織にとって予測不可能なリスクであり、これらに対する備えが必要です。

東京商工会議所が行ったアンケート調査によると、2014年から2023年にかけて安否確認システムの導入率が「24.8%から50.9%」へと大幅に増加したことが示されています（※）。このデータは、組織が災害対策の一環として安否確認システムの重要性を認識し、実際に行動に移していることを示しています。

また、防災備蓄を整備していない企業は、安否確認システムと並行して、防災備蓄の準備を進めることが推奨されています。これは、安否確認システムが緊急事態発生時の情報伝達と初期対応を効率化する一方で、実際の物理的な支援や従業員の安全を確保するには、適切な防災備蓄が不可欠であるためです。安否確認システムと防災備蓄の双方が整えられている組織は、災害への対応力が格段に向上し、従業員やその家族の不安を軽減できます。

防災備品一例

東京ガス公式サイトから新規で「防災備蓄品管理ワンストップサービス」をお申し込みいただくと、WEB申し込み特典としてメーカー希望小売価格より5%～の割引、東京ガスのガスまたは電気をご契約のお客さまは、契約期間中メーカー希望小売価格より8%～の割引を利用いただけます。
「防災備蓄品管理ワンストップサービス」については以下ページを参照ください。
https://eee.tokyo-gas.co.jp/lp/oshigoto/pasona/
※ 出典：東京商工会議所「会員企業の災害・リスク対策に関するアンケート2023年調査結果」
（https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1200784）
P.8「有料の安否確認システム」32.3%、「無料の安否確認ツール」18.6%の和算。
1-2. 安否確認システムが提供する主要機能
安否確認システムの代表的な機能として、情報の一斉配信、利用者からの安全状況報告の収集、収集したデータの整理と分析、緊急時の連絡リストの自動更新、そして状況のリアルタイム共有など、多様な機能が挙げられます。

こうした一連の機能を組み合わせることで、組織や個人は災害発生時の混乱を最小限に抑えながら、必要な情報と現状把握を行い、迅速な行動を取ることが可能になります。

無料で提供される基本的な機能から、より高度な機能を有料で提供するプラン、さらには企業が特定のニーズに応じて独自に開発するオプションまで、利用者の要求に応じてさまざまな選択肢が用意されています。

2. 安否確認システム導入のメリット

安否確認システム導入のメリットは、単に災害や緊急事態における迅速な対応力を高めるだけではありません。システムを導入することで、組織全体のコミュニケーション効率を向上させ、リスク管理体制を強化する様々な利点を提供してくれます。
2-1. オペレーションの効率化
安否確認システムの導入は、災害時の業務の効率化に大きく貢献します。例えば、災害や緊急事態が起こった際は、電話連絡やメール送信など、一人ひとりに安否確認を行う必要があります。この一連の流れは時間を要する上に、情報の集約や更新も必要なため煩雑な作業となりがちです。

安否確認システムを導入することで、事前に登録した連絡先リストに基づき、一斉に安否確認の通知を送信することが可能です。サービスによっては、リンクをクリックするだけで自身の安否を報告でき、その結果をシステム上に集約することで、企業側では社員の安否状況を確認することができます。

システム導入によってもたらされるオペレーションの効率化により、管理者は安否確認のプロセスを迅速に完了させることができ、必要な情報を素早く把握して重要な意思決定をすることができます。

3. 安否確認システム選定のための重要ポイント

安否確認システムの選定をする上では、自身の所属する組織と相性が良いかどうか見極めることが重要です。ここでは、システム選定の際に考慮すべき特に重要なポイントをいくつか紹介します。
3-1. 信頼性と安定性の高さ
システムの信頼性と安定性は、緊急事態における迅速な対応に大きく影響します。災害時にシステムがダウンすることなく、稼働できそうな仕組みになっているか、導入検討サービスの会社に問い合わせして、確認しましょう。
3-2. コストと機能のバランス
コストも導入の際に気になる点です。予算を考慮しながら、どういった機能が含まれているか確認をしましょう。無料トライアルやデモを提供しているシステムの場合は、実際の使用感を確かめましょう。
3-3. 使いやすさ
利用者にとって使いやすい画面であることは、安否確認システムの重要な要素です。日常的に利用しているツールを通じた通知機能は、慣れ親しんだ操作により迅速かつスムーズな安否報告につながります。

4. 安否確認システム比較の重要視点

安否確認システムを選定する際には、以下のポイントを重視して評価することを推奨します。
4-1. ユーザーフレンドリーな操作性
直感的に操作できる画面であるかどうかは、システムがどれだけ頻繁に使われるかに影響を与えます。利便性や使いやすさに大きな影響を与えるため、システムの普及と満足度を高める鍵となります。
4-2. 運用管理の手軽さとセキュリティ
システムの管理が簡単で、かつ安否情報を含む個人情報のセキュリティがしっかりと保護されていることは、安否確認システムを選択する上で意識しておきたい要素です。管理のしやすさとセキュリティのバランスを考慮することが不可欠です。
4-3. 家族への安否確認手段の有無とその利便性
従業員の家族への安否確認機能を提供しているサービスもあります。特別な操作なしで安否情報を手軽に入力・確認できるため、緊急事態における組織の混乱抑制に必要な項目の一つです。この機能により、従業員と家族間での緊急事態に対する心配を和らげることにもつながります。
4-4. 言語サポートの幅広さ
多言語対応のシステムは、国際的な業務を展開する企業や、多様な背景を持つ従業員をサポートする組織にとって重要な要素です。この言語サポートの範囲の広さによって、多くの人にとって使いやすいシステムだと評価できるでしょう。
4-5. 自動通知機能の有無とその精度
緊急事態発生時に通知を自動で一斉送信する機能は、迅速な対応に不可欠です。また、その通知がどれだけ正確に届くかも重要なポイントです。

また、メッセージの内容を事前にカスタマイズしておく（テンプレート機能）ことで、緊急事態の性質に応じて適切な情報を提供することが可能です。これにより、受取人は単に緊急事態が発生したことを知るだけでなく、具体的な対応指示や安全への指南も受け取ることができます。このような機能を備えた自動通知システムは、緊急時のコミュニケーションを大幅に改善し、組織や個人の安全確保に貢献します。
4-6. 通知方法の多様性
メール、SMS、アプリ通知など複数の通知方法があることで、どのような状況にあっても柔軟な対応がとれるようになります。以前の記事でご紹介したように、安否確認のためにはメールやSNS、災害ダイヤルなどのさまざまな通知方法が選択肢として挙げられます。
4-7. 日常と緊急時両方に対応するシステム
緊急事態の通知だけではなく、日常の業務連絡にも対応している場合、従業員との連絡の効率化にも寄与します。ユーザーがシステムを便利に使用できるようにすることで、組織内コミュニケーションの促進にもつながります。
4-8. 緊急時の安定性
大規模災害時におけるシステムの安定稼働は、優先すべきポイントです。システムが厳しい状況下でも機能を維持できそうな仕組みか確認しましょう。
4-9. システムの運用コスト
予算の制約は、誰にとっても重要な考慮事項です。コストを考える際には、初期投資や運用コストに目が行きがちですが、システムの操作や管理に要する工数も考慮することが重要です。複雑で時間を要する操作になっていたり、管理プロセスが煩雑な場合は、長期的に見ると追加のコストや労力の発生につながります。
4-10. 直感的な操作で安否を確認できるシステム
システムの操作性は、特に緊急時の迅速な情報伝達において重要です。操作が直感的であればあるほど、従業員や関係者は迅速かつ簡単に安否を報告し、情報を取得できます。

このように、安否確認システムの選定においては、機能性、安定性、コスト、そしてユーザビリティなど、多角的な視点から総合的な評価を行うことが重要です。これらの基準をもとに、組織独自の要件も満たすシステムを選び出すことが、効率的かつ効果的な安否確認プロセスの構築につながります。

5. おすすめの安否確認システム

東京ガスが(株)パスカルと提携してご紹介している災害時安否確認サービス「オクレンジャー」は、ユーザーフレンドリーな操作性、運用管理の手軽さ、多様な通知方法、緊急時の安定性など、さまざまな条件を満たしています。
特に緊急時の安定性に関しては、日本国内で大規模な災害が発生した場合でも安定的にサービスを提供できるように、サーバーを国内外（海外2カ所、国内1カ所）のデータセンターに設置しているため、メール遅延障害などの影響を受けずに連絡をとることが可能になります。
東京ガス公式サイトから新規で「オクレンジャー」のサービスをお申し込みいただくと、WEB申し込み特典として初期設定費用（12,000円（税別）～）が無料になります。
さらに、東京ガスでガスまたは電気をご契約のお客さまは、契約期間中の年間料金が20％割引になるプレミアム特典もご用意しています。
※この特典は、個人、家族、個人事業主の方向けのご契約では適用されません。
この機会に、「オクレンジャー」を導入し、企業の安否確認体制を強化しませんか？
お申し込みの前に、サービスの詳細について知りたい方は、「オクレンジャーヘルプデスク」まで気軽にお問い合わせください。連絡先はTEL：0267-66-1383（受付時間/平日9:00～17:00）です。

※お問い合わせの際には、必ず「東京ガス公式サイトを見た」とお伝えください。

6. 安否確認システム導入の流れ

安否確認システムの導入に向けた流れをご紹介します。
6-1. 目的・利用者・必要な機能の明確化
まずは、安否確認システム導入の目的と必要な機能、利用者を決めることをおすすめします。
  • 課題の洗い出し：過去の災害経験、従業員が抱える導入不安項目、BCP策定状況などを整理し、現状の課題を明確にする
  • 導入目的の明確化：課題解決、従業員満足度向上、BCP強化など、具体的な導入目的の設定をする
  • 利用者想定とニーズ調査：対象者となる従業員のITリテラシーや利用状況を把握し、ニーズを調査する
  • 必要な機能の検討：目的達成に必要な機能（安否確認、状況報告、家族への通知など）を洗い出す
6-2. 情報収集とシステム選定
次に、市場に存在するさまざまな安否確認システムを調査し、その中から目的・利用者・必要な機能を満たす安否確認システムを選定しましょう。
  • 情報収集：インターネット、展示会、セミナーなどを活用し、安否確認システムの候補をリストアップする
  • 比較検討：機能、価格、サポート体制、導入実績などを比較し、候補となるシステムを絞り込む
  • 無料トライアル：候補システムを実際に試用し、使い勝手や操作性を検証する
  • 導入コストの算出：システム利用料、初期費用、運用コストなどを算出し、予算内で導入可能かどうか確認する
  • セキュリティ対策の確認: データの安全性、アクセス権限管理、バックアップ体制などを確認する
6-3. 導入と運用開始準備
安否確認システムの選定が完了したら、システム導入と運用開始に向けた準備を行いましょう。
  • 導入計画の作成：スケジュール、担当者、予算などを明確にした導入計画を作成する
  • システム環境の構築：ハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク環境などを整備する
  • データ入力：導入したシステムに必要なデータを入力する
  • テスト運用：実際の運用を想定したテストを行い、問題点を洗い出す
  • 運用マニュアルの作成：システムの操作方法、トラブルシューティングなどを記載した運用マニュアルを作成する
6-4. 運用開始と評価
安否確認システムの運用を開始した後は、定期的に利用状況を評価し、必要に応じて改善を行いましょう。
  • ユーザー教育：従業員に対してシステムの使い方や操作方法を広報周知する
  • ヘルプデスクの設置：システム利用に関する問い合わせ窓口となるヘルプデスクの設置を検討する
  • 利用状況の分析：過剰な機能や不足している機能がないか、システム利用状況を定期的にヒアリングしながら確認をする（アンケート調査などで従業員に対するアンケート調査を行い、システム満足度を測定することも1つの手段です）
  • システムの定期的な見直し：新機能を確認し従業員へ広報周知をする、コスト・利用実態などを考慮した上で他ツールへの乗り換え検討を行うなど

7. まとめ

安否確認システムは、緊急時において重要なツールです。本記事を参考に、組織のニーズに合ったシステムを選び、導入することで、従業員と組織の安全・安心を確保しましょう。

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■記事の監修
東京ガス株式会社 企画部

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